Buchhaltung organisieren - Das ist meine Routine.
Selbstständig sein bedeutet Freiheit – und Verantwortung. Eine gute Organisation ist dabei der Schlüssel, um nicht im Chaos zu versinken. Laut einer Studie des Instituts für Mittelstandsforschung scheitern über 30 % der Gründer*innen an unzureichender Planung und Verwaltung. Ich weiß, wie schnell die Buchhaltung oder Steuerfragen zu einem Berg anwachsen können, wenn man sie nicht regelmäßig angeht. Genau deshalb habe ich mir eine monatliche Routine aufgebaut, die mich strukturiert und stressfrei durch meine Selbstständigkeit führt. Heute nehme ich dich mit in meinen Organisationsalltag und teile meine wichtigsten Tipps mit dir!
Buchhaltung wird nicht mehr aufgeschoben
Eine Sache möchte ich dir jetzt schon mitgeben: Aufgeschobene Buchhaltung ist keine gute Idee. Also nehme ich mir jeden Freitag bewusst Zeit, meine Belege in Lexware Office hochzuladen und zu verbuchen. Das gibt mir ein sicheres Gefühl, weil ich immer auf dem neuesten Stand bin. Egal ob Quittungen, Rechnungen oder digitale Belege – alles landet direkt an Ort und Stelle, da wo es hingehört. Das spart mir am Monatsende Stunden an Arbeit und sorgt dafür, dass ich immer einen Überblick über meine Finanzen habe.
Mein Tipp: Blockiere dir einen festen Termin in deinem Kalender, z.B. freitags vormittags, und behandle diesen genauso wichtig wie Kundentermine.
Umsatzsteuer sofort zur Seite legen
Ein häufiger Stolperstein, besonders am Anfang der Selbstständigkeit, ist die Umsatzsteuer. Geht eine Zahlung von Kunden ein, buche die Umsatzsteuer (oder Mehrwertsteuer) sofort auf ein Unterkonto. Das solltest du tun, weil die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten ist – sie gehört dir nicht, sondern muss später ans Finanzamt gezahlt werden. Diese kleine Gewohnheit schützt dich davor, das Geld aus Versehen für andere Dinge außerhalb deiner Selbstständigkeit auszugeben. Und wenn die Zahlung an das Finanzamt fällig wird, ist alles schon vorbereitet.
Tipp für Gründer: Erstelle dir ein separates Unterkonto für die Umsatzsteuer. Viele Banken bieten diese Möglichkeit kostenfrei oder günstig an.
Steuer-Rücklagen bilden
Steuern können einen großen Teil deiner Ausgaben ausmachen, besonders die Einkommen- und Gewerbesteuer. Je nach dem, wie viel Gewinn du erzielst. Deshalb empfehle ich dir, lege von jeder Zahlung mindestens 30% auf ein weiteres Unterkonto. Das mag auf den ersten Blick viel erscheinen, aber es erspart dir schlaflose Nächte, wenn der Jahresabschluss erstellt wird und die Steuerbescheide eintreffen. Liquidität ist das A und O einer jeden Selbstständigkeit, besonders beim Beginn.
Diese Rücklagen geben dir außerdem eine finanzielle Sicherheit, die in der Selbstständigkeit unbezahlbar ist. Wenn dann am Ende des Jahres etwas übrig bleibt, kannst du es für andere Zwecke verwenden – aber bis dahin bleibt es unangetastet.
Mach eine Auswertung
Am ersten, spätestens zweiten Freitag jedes Monats nehme ich mir Zeit für eine Rückschau. Ich schaue mir an, was im letzten Monat gut gelaufen ist und wo es Verbesserungsbedarf gibt – sowohl finanziell als auch strukturell.
Was lief gut? Welche Projekte waren besonders erfolgreich? Gab es Schwierigkeiten, die ich vermeiden könnte?
Dieser Blick zurück ist für mich essenziell, um bewusst und strategisch weiterzuarbeiten. Gleichzeitig plane ich in dieser Zeit auch die Schwerpunkte für den kommenden Monat.
Mein Tipp: Nutze am besten die Auswertungen von Lexware Office*, sobald du deine Buchhaltung erstellt und den Monat abgeschlossen hast.
Mein Learning für dich
28 Jahre Selbstständigkeit und hunderte Beratungen haben mich eines gelehrt: Die Buchhaltung darf niemals zur Last werden. Früher habe ich sie oft aufgeschoben und musste dann im Jahresendspurt alles nachholen – mit viel Stress und unnötigem Zeitaufwand.
Jetzt ist es ein fester Bestandteil meiner wöchentlichen Routine, und wenn du das auch tust, wirst du eines feststellen: Es fühlt sich so viel besser an! Du wirst nicht nur entspannter, sondern hast auch immer die Kontrolle über deine Finanzen.
Eine gute Organisation ist das Fundament jeder erfolgreichen Selbstständigkeit. Ob es um Belege, Steuern oder die monatliche Planung geht – kleine, regelmäßige Schritte sparen dir langfristig unglaublich viel Zeit und Energie.
Wenn du dich gerade selbstständig machst oder das Gefühl hast, in deinem Alltag deiner Selbstständigkeit den Überblick zu verlieren, fang mit einer Sache an: Setze dir feste Routinen und halte sie konsequent ein. Mit der richtigen Planung fühlst du dich nicht nur sicherer, sondern hast auch mehr Zeit für das, was dir wirklich wichtig ist – dein Business voranzubringen und deine Ziele zu erreichen.
Starte mit Lexware Office*
Hast du Fragen zu deiner Buchhaltung oder zu Lexware Office? Lass uns darüber sprechen, wie ich dich hier unterstützen kann.
Buch dir gerne eine kostenfreies Erstgespräch. Wir lernen uns kennen und schauen gemeinsam, wie ich dir helfen kann.
*Da ich schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit, also seit mehr als 28 Jahren, mit Lexware arbeite, nehme ich an dem Empfehlungsprogramm teil und bekomme eine Provision, falls du dich für das Programm entscheidest. Das ändert aber nichts an dem Preis, der bleibt wie gehabt.
