Buchhaltung lernen - Und was bedeutet absetzen?
Lass uns gemeinsam Buchhaltung lernen. Stell dir vor, du könntest bei jedem Einkauf für dein Business einen Teil der Kosten zurückholen – klingt zu schön, um wahr zu sein? Es ist tatsächlich Realität, wenn du selbstständig bist! Wusstest du, dass die meisten Gründer im ersten Jahr ihrer Selbstständigkeit nur einen Bruchteil der möglichen Betriebsausgaben geltend machen? Dabei ist das Steuerrecht hier ein echter Verbündeter, wenn du weißt, wie du es zu deinem Vorteil nutzt. In diesem Beitrag erkläre ich dir verständlich und praxisnah, welche Kosten du als Selbstständige absetzen kannst und was das für dich bedeutet. Keine Panik vor trockenen Zahlen – wir machen das Schritt für Schritt. Los geht’s!
Was bedeutet "Kosten absetzen" überhaupt?
Zu Beginn möchte ich dir noch eine wichtige Information geben: Ich mache hier weder eine Steuer- noch eine Rechtsberatung. Alles was ich hier mache, ist meine Erfahrung weiterzugeben. Als gelernte Steuerfachgehilfin weiß ich, wovon ich spreche. Okay, lass uns starten.
Wenn du selbstständig bist, musst du deine Einnahmen versteuern. Aber zum Glück kannst du die Kosten, die dir durch deine Arbeit entstehen, von diesen Einnahmen abziehen, also als Kosten absetzen. Der Fachbegriff dafür lautet „Betriebsausgaben“. Einfach gesagt: Alles, was du für dein Business ausgibst, mindert deinen steuerpflichtigen Gewinn. Das bedeutet weniger Steuern – und mehr Geld in deiner Tasche!
Welche Kosten sind absetzbar?
Hier kommt die gute Nachricht: Es gibt eine ganze Menge! Im Folgenden findest du die wichtigsten Kategorien, die für Selbstständige besonders relevant sind. Natürlich sind nicht alle Kosten genannt, nur die gängigsten. Je nach dem, in welchem Bereich zu tätig bist, kann die Liste noch wesentlich länger sein.
➡️ Bürokosten
Arbeitest du in einem gemieteten Büro oder in deinem Homeoffice? Beide Optionen bieten dir die Möglichkeit, Kosten abzusetzen:
Miete: Für ein externes Büro kannst du die volle Miete geltend machen.
Homeoffice: Nutzt du ein Zimmer ausschließlich für deine Arbeit, kannst du anteilig Miete, Strom und Heizkosten absetzen. Achte darauf, dass dieser Raum tatsächlich nur für berufliche Zwecke verwendet wird.
➡️ Arbeitsmittel
Alles, was du brauchst, um deine Arbeit zu erledigen, zählt hier:
Laptop, Drucker, Scanner
Büromaterial (Papier, Stifte, Ordner)
Fachliteratur (z. B. Bücher oder Zeitschriften)
Porto
Verpackungen
➡️ Fortbildungen
Weiterbildungen sind nicht nur gut für dein Business, sondern auch für deine Steuererklärung! Dazu gehören:
Seminare, Workshops oder Onlinekurse
Reisekosten für Fortbildungen
Fachbücher oder Software, die du für die Weiterbildung benötigst
➡️ Fahrtkosten
Nutzt du dein Auto für geschäftliche Zwecke? Dann kannst du entweder die pauschalen 30 Cent pro Kilometer absetzen oder die tatsächlichen Kosten für Benzin, Versicherung und Wartung. Für einen betrieblichen PKW gibt es allerdings sehr viel zu beachten.
Wenn du öffentliche Verkehrsmittel nutzt, bewahre die Tickets auf – sie zählen ebenfalls.
Bist du noch bei mir? Kurz durchatmen und weiter geht's
➡️ Marketing- und Werbekosten
Damit dein Business wächst, musst du gesehen werden. Alles, was du in Werbung investierst, kannst du absetzen:
Anzeigen auf Social Media oder Google
Designkosten für Flyer, Visitenkarten oder Website
Fotografen für professionelle Bilder
➡️ Telefon- und Internetkosten
Ob Handyvertrag oder WLAN – diese Ausgaben kannst du anteilig absetzen. Tipp: Wenn du dein Handy auch privat nutzt, schätze den beruflichen Anteil (z. B. 70 %) realistisch ein.
➡️ Geschäftsreisen
Egal, ob du zu einem Kunden fährst oder eine Konferenz besuchst – die Kosten für Reisen sind absetzbar. Dazu gehören:
Übernachtungen im Hotel
Verpflegungspauschalen
Transportkosten wie Zugtickets oder Flüge
➡️ Betriebliche Versicherungen
Als Selbstständige benötigst du oft spezielle Versicherungen. Diese Kosten kannst du ebenfalls geltend machen:
Berufshaftpflichtversicherung
Rechtsschutzversicherung
Produkthaftpflichtversicherung
Vermögensschadenhaftpflichversicherung
Inhaltsversicherung für das Büro
➡️ Angestellte
Gehälter für Aushilfen und Festangestellte
Sozialversicherung
Berufsgenossenschaft
➡️ Sonstige Betriebsausgaben
Manche Kosten passen in keine klare Kategorie, sind aber trotzdem absetzbar. Zum Beispiel:
Gebühren/ Beratungen für Steuerberater oder Rechtsanwälte
Software-Abonnements wie Canva, Zoom oder Buchhaltungsprogramme
Bankgebühren für dein Geschäftskonto
Freelancer
etc.
Was solltest du beachten?
Belege sorgfältig aufbewahren
Jeder Cent, den du absetzen möchtest, muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Bewahre Rechnungen und Quittungen ordentlich auf – digital oder in Papierform. Es gibt nicht nur eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, die du einhalten musst, sondern auch eine Regel, wie du sie aufbewahren musst.
Buchhaltung nicht unnötig aufschieben
Ich kenne sehr viele Selbstständige, die ihre Buchhaltung lange vor sich herschieben, weil es vermeintlich keinen Spaß macht. Doch glaub mir, wenn ich dir sage, es ist nicht nur eine Erleichterung, wenn du fertig bist, es ist ein wahrer Augenöffner, wenn du deine Buchhaltung regelmäßig auswertest.
Profi hinzuziehen
Wenn du unsicher bist, was du absetzen kannst, lohnt sich ein Gespräch mit mir. Ich kenne mich mit allen Details aus und kann dir helfen, dir einen Überblick zu verschaffen. Schaff dir eine geeignete Buchhaltungssoftware an, mit der die Verwaltung deiner Belege und Rechnungen abgewickelt werden kann. Ich empfehle hier ganz klar Lexware Office*. Mit dieser Software arbeite ich selbst schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit. Hiermit kannst du nicht nur deine Buchhaltung organisieren, du kannst auch deine Rechnungen schreiben.
Das Wichtigste daran?
Es ist alles digital und du kannst von überall darauf zugreifen.
Warum ist das alles so wichtig?
Neben dem Faktor, dass es eine Pflicht gibt, ist das Absetzen von Kosten kein unnötiger Bürokratieaufwand – es ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg deines Business! Je besser du deine Ausgaben kennst und geltend machst, desto niedriger sind deine Steuern und desto besser ist dein Überblick, um schnelle Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet mehr Geld für dich, um zu wachsen, zu investieren oder einfach ein gutes Polster zu schaffen.
Nutze deine Möglichkeiten
Die Selbstständigkeit bringt viele Freiheiten, aber auch finanzielle Verantwortung mit sich. Zu wissen, welche Kosten du absetzen kannst, verschafft dir nicht nur Klarheit, sondern spart dir auch bares Geld. Fang noch heute an, deine Ausgaben zu tracken und die Möglichkeiten auszuschöpfen, die dir zustehen. Und denk daran: Jeder kleine Aufwand lohnt sich, wenn du am Ende mehr in der Tasche hast!
Hast du Fragen zu deiner Buchhaltung oder zu Lexware Office*? Lass uns darüber sprechen, wie ich dir hier helfen kann.
Buch dir gerne eine kostenfreies Erstgespräch. Wir lernen uns kennen und schauen, wie ich dich unterstützen kann.
*Da ich schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit, also seit mehr als 28 Jahren, mit Lexware arbeite, nehme ich an dem Empfehlungsprogramm teil und bekomme eine Provision, falls du dich für das Programm entscheidest. Das ändert aber nichts an dem Preis, der bleibt wie gehabt.
